Dokumentowanie systemu ISO 9001, to proces wymagający pewnej wiedzy. Wiedzę na ten temat może zdobyć każdy. Nie warto więc płacić ogromnych pieniędzy firmom konsultingowym. Wystarczy zapoznać się z pewnymi zasadami, poznać parę przykładów i stworzyć dokumentację dla swojego przedsiębiorstwa. Warto pomimo tego poradzić się fachowców, kiedy dokumentację stworzymy.

Najważniejszym dokumentem w systemie zarządzania ISO 9001:2000 jest polityka jakości. Jest ona częścią strategii firmy, tak więc musi być z tą strategią zgodna. Polityka jakości jest podstawą do stworzenia celów jakości.

Dość szczególnym dokumentem systemu ISO 9001:2000 są zapisy. Zapisy jakościowe pokazują dowody działania systemu i jego zgodności z normą ISO 9001. Szczególność zapisów polega na tym, że tworzy je pracownik, odnotowując wyniki swoich działań. Zapisy, tak jak wszystkie dokument w systemie opartym na ISO 9001, podlegają nadzorowi.

Jednym z podstawowych składników dokumentacji ISO 9001 są procedury. Wielu pełnomocników jakości nie wie jak napisać procedurę ISO 9001. Tymczasem nie jest to bardzo trudne. Należy stosować się do kilku zasad. Pisanie procedur staje się wtedy łatwe.

Dokumentacja ISO 9001 wymaga nadzoru. Nadzór nad dokumentami ISO 9001:2000 nie jest prosty. Dzięki specjalnym programom i/lub adekwatnemu sposobowi postępowania, można stworzyć dobrze działający system nadzoru nad dokumentami i zapisami.